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學(xué)習(xí)公文寫作 × 掌握辦公室管理 = 職場成功秘籍

【課程背景】

公文是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體及個人在日常工作、生活中處理公私事務(wù)的具有明道、交際、信守、法定格式和慣用格式的文書。它是實施有效管理的途徑，是人們傳遞信息、處理事務(wù)、交流感情的重要工具?？芍^是政務(wù)之首要，體現(xiàn)機位、企事業(yè)單位的公信力、決策力和運行效能。

辦公室事務(wù)“雜”，實則有序，需要清晰國家的相關(guān)條例與法令，以此為準繩開展和評估相關(guān)活動。文件傳遞、下情上報、為領(lǐng)導(dǎo)提供基礎(chǔ)決策依據(jù)的“濕度計”，是組織規(guī)范運作的行動保障。

作為辦公室職員的你還充當(dāng)著“傳聲筒”“酒調(diào)度”“文字匠”的角色嗎？那的確是辜負了辦公室行政管理的使命。

如何遵規(guī)守道服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)同級、有效執(zhí)行呢？

【課程對象】

管理干部、辦公室職員、秘書、行政管理人員等

【課程時間】

6-12H

【課程收益】

一、掌握辦公室事務(wù)的角色與職責(zé)

二、掌握辦公室職員的四個素質(zhì)

三、掌握政務(wù)信息作好情報工作

四、掌握業(yè)務(wù)招待作好人際互動

五、掌握條例制度作好底線保障

六、掌握公文處理及常用文寫作

【課綱內(nèi)容】

第一篇 公文寫作篇

第一章 公文寫作基本素養(yǎng)

導(dǎo)語：

（一）千面的紅頭文件

（二）停電通知“公告”你讀出了什么？

一、公文定義與種類

（一）公文寫作的四大意義

（二）公文寫作的六項功底

（三）公文寫作的六個素養(yǎng)

（四）法定公文十五種

練習(xí)：十五種法定公文文種與應(yīng)用連線

二、公文處理制度

（一）公文處理制度的歷史沿革

（二）公文起草六必須

（三）公文審核六核心

  1.明意圖

  2.守規(guī)范

  3.循先例

  4.講程序

  5.重服務(wù)

（四）公文簽發(fā)四符合

  1.依權(quán)限簽發(fā)

  2.負責(zé)人簽發(fā)

  3.按程序會簽

  4.按程度會簽

（五）特別事項

  1.公文的緊急程度

  2.公文的秘密等級

  3.公章的使用管理

  4.公文處理制度學(xué)習(xí)

案例分析

三、公文寫作五要素

（一）公文主題——擴之則為千萬言，約之則為一言

  1.正確、新鮮、深刻、明確、集中

  2.工具：上堆下切

  3.工具：WIFI導(dǎo)航

 練習(xí)：年度工作報告如何確定主題

（二）結(jié)構(gòu)

  1.三性：完整性、嚴肅性、嚴密性

  2.四思：明確“為什么”寫？準備“寫什么”？把握“寫什么”？確定“怎么寫”

  3.十型：篇段合一式；條文式；兩段式；三段式；多段式；表格式；總分條文式；分部式；貫通式；不成文式

  4.金字塔結(jié)構(gòu)

  練習(xí)：非法定公文之總結(jié)的結(jié)構(gòu)

（三）材料——言之有物

1.公文材料來源分類：直接材料與間接材料

2.公文材料內(nèi)容分類：感性VS理性；現(xiàn)實VS歷史；正面VS反面

3.四點鑒別和選擇材料

4.公文材料收集三部曲

4.1尋材---一貴多二貴細

4.2選材---貴在精與嚴，掌握公文選材四個標(biāo)準

4.3用材---公文用材的四大原則及三個注意事項

知行合一：公文素材庫

（四）語言

  1.用語準確（無歧義、分清詞性、辨明詞義）

  2.表述平實（感情樸實、用詞樸素、忌過多引經(jīng)據(jù)典）

  3.文字簡約（簡化結(jié)構(gòu)、杜絕堆砌、避免重復(fù)）

  4.規(guī)范嚴肅

  5.公文專用語（稱謂詞、領(lǐng)敘詞、追敘詞、承轉(zhuǎn)詞、祈請詞、商洽詞、受事詞、命令詞、表態(tài)詞、目的詞、結(jié)尾詞）

練習(xí)

（五）公文的文風(fēng)

  1.紅樓夢片段改寫發(fā)現(xiàn)公文文風(fēng)特色

  2.五維度看《諫太宗十思疏》

（四）公文八規(guī)范

  練習(xí)：公文文面格式練習(xí)

第二章 公文寫作實踐技能

一、請示

（一）請示的概念

（二）請示的格式

（三）請示的分類：請示性請示、請準式請示、求助式請示

（四）請示的特點

〔難點解析〕請示與報告的區(qū)別

〔案例模板〕

〔知行合一〕請批性請示：“申請增加預(yù)算的請示”

二、批復(fù)

（一）批復(fù)的概念

（二）批復(fù)的格式

（三）批復(fù)的分類

（四）批復(fù)的特點

〔案例模板〕

〔知行合一〕結(jié)合“申請增加預(yù)算的請示”寫一篇批復(fù)

三、紀要

（一）紀要的概念

（二）紀要的格式

（三）紀要的分類 

（四）紀要的特點

（五）八法提升會議紀要的寫作

〔難點解析〕

1.會議紀要與會議記錄的區(qū)別

〔案例模板〕

〔案例分析〕“XX會議紀要”我們發(fā)現(xiàn)了什么不同？

〔知行合一〕工作會議紀要：“XX辦公會會議紀要”

四、函

（一）函的概念

（二）函的分類：

1.按內(nèi)容用途分：商洽函 申請函 答復(fù)函 告知函 催辦函 詢問函 審批函

2.按性質(zhì)分：公函 便函

3.按行文方向分：去函 復(fù)函

(三)函的寫作方法

1.發(fā)函的標(biāo)題、復(fù)函的標(biāo)題

2.函的內(nèi)容三要素：發(fā)函緣由 洽商內(nèi)容 意愿要求

3.函的結(jié)尾用語

（四）函的寫作要領(lǐng)及注意事項

1.事項具體明確

2.開門見山，直陳其事

3.文字精煉

4.內(nèi)容詳略得當(dāng)

5.標(biāo)題避免冗長

6.格式規(guī)范

7.一事一函

〔案例模板〕

〔知行合一〕請寫一份關(guān)于XX事給地鐵公司的答復(fù)函

第二篇 辦公室實務(wù)篇

第一章  辦公室的常規(guī)要事

一、辦公室職員的角色及主要定位

（一）檔案管理

1.工作機制的“三專”

2.資源管理的“三全”

3.開發(fā)利用的“三力“

自查：檔案管理風(fēng)險點及提升管理點

（二）會議管理

1.三層會議體系

2.會議五大步

  案例：國際知名企業(yè)開會效能

（三）機制管理

1.風(fēng)險管控與輿情應(yīng)對（規(guī)避風(fēng)險；提高正能量傳播力、引導(dǎo)力、影響力、公信力）

2.建設(shè)公開、民主、務(wù)實的企業(yè)文化

3.24小時快速應(yīng)答式的問責(zé)制度（問責(zé)三步；四種處分如何用）

4.放眼未來的戰(zhàn)略家--“行政事務(wù)化”與“行政規(guī)劃周期”

練習(xí)：編制行政規(guī)劃周期表

第二章  辦公室管理藝術(shù)

一、管理者核心能力——策劃與計劃

導(dǎo)語：討論

案例分析：鴛鴦陣的啟示

(一)明確目標(biāo)，有效分工

(二)選人有方，育人有術(shù)

(三)能力互補，用人所長

(四)設(shè)立機制，促進協(xié)作

(五)情感驅(qū)動，及時獎懲

(六)文化引領(lǐng)，聚沙成塔

討論：無權(quán)獎懲怎么激勵？

討論：自己也非全才，如何賦能員工？

測試：貝爾賓團隊角色

二、主導(dǎo)進程——跟蹤落實：過程主導(dǎo)與結(jié)果負責(zé)

(一)主導(dǎo)進程——做一個主導(dǎo)型管理者

(二)跨部門溝通——外行如何管理內(nèi)行

(三)檢查到位——一竿子插到底

(四)反向糾錯與正向舉例——聚焦問題

(五)會議驅(qū)動與管理

(六)郵件溝通

體驗：蝙蝠車

測評：沖突管理類型

工具：故事法

三、解決問題——個案突破與障礙排除

(一)聚焦現(xiàn)場——管理改善需要火眼金睛

(二)如來法眼——實事求是，洞察真相

(三)阿彌陀佛——因果分析、法力無邊

(四)化整為零——李氏要素優(yōu)化理論

(五)個案突破——循序漸進、勢不可檔

(六)源頭分析——避免因果倒置

工具：問題分析與解決的模型；問題分析與解決的群體研討

四、建綱立志——業(yè)務(wù)沉淀與學(xué)習(xí)型組織

(一)何謂制度

(二)制度彈性與人為因素

(三)代理人風(fēng)險

(四)制度設(shè)計要點及執(zhí)行要點

討論：如何看待“城門立木”？

討論：如何促進制度的落地?